نرم افزار اکسل یک نرم افزار صفحه گسترده یا Spreadsheet است که زیر مجموعه نرم افزارهای گروه office محسوب می‌شود. این نرم افزار برای جمع آوری اطلاعات، مرتب سازی و پردازش آنها مورد استفاده قرار می‌گیرد و دیتای آن می‌تواند به صورت متنی یا عددی باشد.
مزیت اصلی اکسل قابلیت طبقه بندی، تغییر فرمت و تهیه گزارش‌های متفاوت است که در شیت های مختلف قابل ذخیر سازی می‌باشد. در این مقاله از سایت موسسه آموزش همکاران سیستم به بررسی نرم افزار اکسل می‌پردازیم. با ما همراه باشید.
صفحه گسترده یا spreadsheet چیست؟
اکسل یک نرم افزار صفحه گسترده است که برای ساماندهی و بررسی داده‌ها از سطرها و ستون ها تشکیل شده است. صفحه گسترده به معنی تکرار شدن و کنار هم قرار گرفتن تعدادی سلول برای ایجاد ساختار اطلاعاتی می‌باشد.
در نرم افزارهای spreadsheet، با تغییر داده‌های موجود در سلول‌ها، به‌طور خودکار داده‌های سلول‌های فرمولی که به آن سلول وابسته بوده‌اند، بروزرسانی خواهند شد. در اکثر این نرم‌افزارها کاربر می‌تواند براساس مقادیر مجموعه‌ای از سلول‌ها، نمودار رسم نماید.
اکسل مشهورترین نرم افزار صفحه گسترده است که به صورت گسترده برای کارهای سازمانی و شخصی مورد استفاده قرار می‌گیرد. گوگل شیت نیز نسخه آنلاین اکسل است که در بستر وب می‌توانید از این نرم افزار صفحه گسترده استفاده کنید.
اکسل چیست؟
نرم افزار اکسل در مشاغل حسابداری و امور اداری بسیار مورد استفاده قرار می‌گیرد و با یادگیری این نرم افزار می‌توانید به سرعت وارد بازار کار شوید. اکسل نرم افزاری است که امکان درج و نگهداری داده‌ها و استخراج گزارش های و نمودارهای مختلف را فراهم می‌کند. متداول ترین دلیل استفاده از این نرم افزار، سازماندهی داده ها، مانند اطلاعات درآمد، حقوق و دستمزد و حسابداری است.
صفحه‌گسترده یا spreadsheet در اکسل فایلی است از سلول‌ها که در ردیف‌ها و ستون‌ها قرار گرفته اند و می‌تواند به محاسبه و مرتب‌سازی داده‌ها کمک کند. این داده‌ها می توانند مقادیر عددی و متنی و یا فرمولی باشند. برای یادگیری این نرم افزار، کاربران محترم باید آشنایی مقدماتی با محیط ویندوز داشته باشند. به دلیل قدرت و انعطاف پذیری بالای اکسل، این نرم افزار چهار دهه است که یکی از پر استفاده ترین نرم افزارها در کسب و کارهای مختلف می‌باشد.
مزایای ذخیره کردن اطلاعات در نرم افزار اکسل
ذخیره کردن داده‌ها در قالب یک فایل متنی ساده، ممکن است برای دسترسی به دیتا مشکل ایجاد کند یا باعث بی‌نظمی آنها شود. با ذخیره کردن اطلاعات در یک نرم افزار صفحه گسترده مانند اکسل، می‌توانید یک ساختار منظم برای داده‌ها و اطلاعات خود ایجاد کنید.
یکی از اصلی‌ترین کاربردهای اکسل، قابلیت نظم دهی به اطلاعات و طبقه‌بندی آنها و تهیه گزارش‌های گوناگون است. مثلا اگر در یک فایل اکسل هزینه‌ها و درآمدهای خود را ثبت کرده باشید، می‌توانید اطلاعات موجود را روی یک نمودار مشاهده کنید و گزارش کاملی از دیتای خود به دست آورید. این نمودارها می‌تواند در قالب های مختلف از جمله خطی، میله‌ای، دایره‌ای و استوانه ای ایجاد شوند.
هم‌چنین با فرمول نویسی در اکسل می‌توانید خروجی‌های بسیار پیشرفته‌ای با پردازش اطلاعات خود بدست آورید و پس از ورود اطلاعات در اکسل می‌توانید محاسبات دلخواه خود را روی آنها انجام دهید.
کاربردهای عمومی اکسل چیست؟
اکسل یکی از کاربردی‌ترین نرم‌افزارهای office در زمینه صنعت به ویژه حسابداری بازار کار است و یک حسابدار ارشد می‌بایست بر این نرم‌افزار تسلط کافی داشته باشد. به‌طور کلی کاربردهای عمومی نرم افزار اکسل عبارتند از:
- مدیریت بودجه برای شرکت‌ها و سازمان‌ها
- مدیریت هزینه‌ها و فاکتورها
- محاسبات مالی و مدیریت اموال
- پیگیری پروژه‌ها، فروشنده‌ها و مشتری‌ها
- مدیریت برنامه‌ها و تقویم‌ها
- ایجاد چک لیست ها
قابلیت های اکسل چیست؟
اکسل یک ابزار فوق العاده قوی در دنیای کسب و کار محسوب می‌شود که برای ثبت داده و تهیه گزارش های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد. فرمت قرارگیری داده ها در جدول در نرم افزار اکسل، انجام محاسبات پیچیده و کار با داده ها را آسان می‌کند. این نرم افزار قابلیت های بسیاری دارد که در ادامه برخی از آنها را بررسی می‌کنیم.
- فرمول نویسی
- رسم نمودار در شکل ها مختلف
- رسم جدول
- اعتبارسنجی داده های ورودی
- گزارش گیری به صورت pivotChart و pivotTable
- گروه بندی داده‌ها
- انجام محاسبات شخصی و روزانه
- تهیه فرم‌های مختلف
- ایجاد داشبوردهای مدیریتی و گزارش های تحلیلی و مقایسه ای مانند:
- ردیابی فروش به تفکیک مشتریان
- تحت نظر داشتن مشتریان جهت پرداخت
- تحت نظر داشتن و توجه به هزینه ها و تخصیص آنها به افراد خاص
- گزارش وضعیت پیشرفت پروژه و منابع
چه کسانی می‌توانند از اکسل استفاده کنند؟
با نرم افزار اکسل می‌توانید ساده‌ترین کارها تا تخصصی ترین کارها را انجام دهید، مانند ثبت داده های روزانه و ویرایش آنها، محاسبات مالی و حسابداری، انبارداری و شبیه سازی فرآیندهای پیچیده گردش اطلاعات.
با یادگیری این نرم افزار می‌توانید بسیاری از کارهای خود را با سرعت و دقت بهتری انجام دهید. تمامی افراد از جمله: دانشجویان، مدیران، مهندسین، دفترداران، فروشنده‌ها، حسابداران و کارشناسان مالی و صدها عنوان مختلف دیگر همگی می‌توانند مخاطب این نرم افزار باشند و از قابلیت‌های این نرم افزار استفاده کنند.
محیط اکسل چه ویژگی‌هایی دارد؟
با کلیک بر روی برنامه اکسل پنجره ای پیش روی شما باز می‌شود که ویژگی‌های زیر را دارد:
- Title Bar
- Menu Bar
- Tool Bar
- Formula Bar
- Sheet Bar
- Status Bar
ویژگی تب‌ها و نوار ابزار در اکسل
نوار بالایی اکسل شامل مجموعه‌ای از دکمه‌هاست که در تب‌های مختلف از آنها استفاده می‌شود. احتمالا به صورت پیشفرض با نواری که در زیر به اختصار راجع به هر کدام توضیح می‌دهیم، مواجه خواهید شد:
- File: ایجاد شیت جدید و یا ذخیره سازی، چاپ و به اشتراک گذاشتن صفحه‌ها
- Home: کنترل و ویرایش کلیپ‌بورد، فونت، چیدمان، اعداد، استایل‌ها، سلول‌ها
- Insert: درج جداول، رسم نمودارها، تصاویر، فیلتر‌ها و لینک‌ها
- Page Layout: تنظیم محیط ظاهری صفحه
- Data: دریافت و انتقال داده‌ها، تماشای جستار‌ها، مرتب‌سازی، فیلتر کردن و استفاده از ابزار داده‌ها
- Review: برای اصلاح، تنظیمات دسترسی، تنظیمات زبان و تفسیر داده‌ها
- View: شامل گزینه‌هایی مانند تغییر نمایش شیت، بزرگنمایی و کوچک‌نمایی و کار با پنجره اکسل
جمع بندی
اکسل نرم افزاری ایده‌آل برای آنالیز و تحلیل داده‌های کاربر است. نرم افزار اکسل از توابع مالی و محاسباتی استفاده می‌کند و به کاربر این امکان را می دهد تا به سادگی امور مربوط به حسابداری را انجام دهد. توانایی کار با اکسل یکی از مهارت هایی است که هر کارمندی به ویژه حسابداران باید فراگیرند. اگر قصد یادگیری این مهارت را دارید، می‌توانید در دوره های اکسل موسسه آموزش همکاران سیستم شرکت کنید. اگر می‌خواهید در کلاس های آموزشی اکسل مقدماتی و حسابداری در اکسل پیشرفته شرکت کنید، می‌توانید با کارشناسان ما تماس بگیرید تا کامل شما را راهنمایی کنند.