سازمان‌هایی که در جستجوی روش‌هایی ساده برای دستیابی به اطلاعات کلیدی از میان حجم انبوهی از اطلاعات هستند، به استفاده از داشبوردهای مدیریتی علاقه نشان می‌دهند.

در واقع این سازمان‌ها با تحلیل اطلاعات، عملکرد سازمانی را ارزیابی نموده و تصمیمات مناسب و به موقع را اتخاذ می‌نمایند، که رهاورد این فرایند، افزایش بهره‌وری است.

تاریخچه داشبوردهای مدیریتی

اولین نسخه‌های داشبورد در سال ۱۹۸۰ در قالب سیستم‌های اطلاعات اجرایی ( Executive Information Systems و به اختصار EIS) توسعه یافت اما به دلیل وجود مشکلات اولیه در به‌روزرسانی و کنترل داده‌ها، متوجه شدند این روش عملی نیست زیرا اطلاعات اغلب ناقص و غیرقابل‌اعتماد بوده و در منابع متفاوت و متعددی گسترش داشتند.

با این وجود EIS ها تا سال ۱۹۹۰ به همین شکل استفاده می‌شدند.

همگام با پیشروی عصر اطلاعات، انبار داده (DataWareHouse و به اختصار DW) و پردازش تحلیلی آنلاین ( Online Analytical Processingو به اختصار OLAP) به کمک داشبوردها آمدند تا عملکرد مناسب‌تری داشته باشند.

با وجود در دسترس بودن امکانات تکنولوژی، داشبوردها تا یک دهه بعد با ظهور شاخص‌های کلیدی عملکرد (Key Performance Indicators و به اختصار KPI) و معرفی کارت امتیاز متوازن توسط «رابرت کاپلان» و «دیوید نورتون» محبوبیت عام پیدا کردند.

امروزه استفاده از داشبوردها بخش مهمی از مبحث مدیریت عملکرد کسب‌و‌کار به شمار می‌رود.

مفهوم داشبورد از کجا آمده است؟

تا به حال با خود فکر کرده‌اید که خلبان‌ها چطور می‌توانند آن سازه پیچیده و با عظمت را هدایت کنند؟
همه به خوبی می‌دانیم هواپیماها از پیچیده‌ترین سازه‌های ساخته شده به دست بشر می‌باشند و سکانداران آن باید افرادی خبره، ماهر و باتجربه باشند.

برای نمونه یک بوئینگ ۷۷۷ را در نظر بگیرید: یک هواپیمای پهن‌پیکر تجاری دو موتوره که توسط شرکت هواپیماسازی آمریکایی بوئینگ تولید می‌شود. این هواپیما ظرفیت حمل ۲۷۸ تا ۵۵۰ نفر مسافر را داراست و برد پروازی آن بین ۱۰۳۷۰ تا ۱۷۴۴۵ کیلومتر می‌باشد.

به خوبی واضح است هدایت این هواپیما باید چالشی بزرگ برای خلبانان آن باشد، اما آیا خلبانان این هواپیماها تمامی اطلاعات و مشخصات فنی هواپیما را مدام بررسی و دنبال می‌کنند؟

آیا تمام جزییات آن را به دقت پیگیری می‌کنند؟ قطعاً اینطور نیست.

طراحان هواپیما، داشبوردی از حیاتی‌ترین و کلیدی‌ترین اطلاعات عملکردی هواپیما را برای خلبانان در نظر می‌گیرند تا خلبانان با مشاهده آنها بتوانند تصمیم‌هایی سریع و بجا در قبال وضعیت‌های مختلف هواپیما داشته باشند.

همین رویکرد نیز در کسب و کار قابل استفاده است.

نیازی به ارایه اطلاعات جزء و غیرکلیدی برای مدیران ارشد سازمان نیست، بلکه طراحان داشبوردهای سازمانی باید بدانند چه شاخص‌هایی را به KPI تعریف و دنبال کنند.

انواع داشبوردهای کسب‌و‌کار

همانطور که اشاره شد، داشبوردها از ابزارهای کسب‌و‌کار بوده و شامل مجموعه‌ای از شاخص‌های کلیدی عملکردی (KPI) و سایر اطلاعات مرتبط با کسب‌و‌کار هستند.

اصولاً داشبوردها به طور کلی به سه دسته تقسیم می‌شوند:

1. استراتژیک

داشبوردهای استراتژیک (Strategic Dashboard) غالباً برای مقایسه وضعیت سازمان با اهداف استراتژیک، مورد استفاده قرار می‌گیرند.

این داشبوردها، امکان بازبینی کلی و سریع از وضعیت کنونی سازمان را فراهم کرده و به مدیران برای تصمیم‌گیری‌های اجرایی – مانند تنظیم اهداف کوتاه مدت، میان‌مدت و بلندمدت – کمک شایانی می‌کنند.

این داشبوردها با استفاده از اطلاعات دوره‌ای تهیه می‌شوند.

2. تحلیلی

داشبوردهای تحلیلی (Analytic Dashboard) همان طور که از نامشان مشخص است، با آنالیز اطلاعات، مدیر سازمان را در اتخاذ تصمیم یاری می‌نمایند.

این داشبوردها، شامل بازبینی و مقایسه اطلاعات سنواتی و ارزیابی عملکرد سازمان می‌باشند.

با در اختیار داشتن یک داشبورد تحلیلی، مدیر به آسانی می‌تواند درکی صحیح از وضع موجود و دلایل آن به دست آورد.

به عنوان مثال، با استفاده از یک داشبورد تحلیلی می‌توان مشخص کرد که چرا اهداف واحد فروش محقق نگردیده و چه مسائلی دستیابی به این اهداف را ناممکن ساخته است.

3. عملیاتی

داشبوردهای عملیاتی (Operational Dashboard) به بررسی کارکردهای حیاتی سازمان پرداخته و این امکان را برای مدیران فراهم می‌کنند تا از وضعیت چنین کارکردهایی در هر لحظه مطلع باشند.

این داشبوردها برای نظارت بر فعالیت‌ها و رویدادهایی هستند که همواره در حال تغییر بوده و ممکن است نیاز به توجه لحظه‌ای داشته باشند.

این داشبوردها از اطلاعات آماری استفاده نمی‌کنند و تحلیل و آنالیزی را بر عهده ندارند.

یک داشبورد عملیاتی خوب، در لحظه، سریع و قابل ‌اجرا است.

چنین داشبوردهایی بیشتر توسط مدیران میانی بخش‌های مختلف سازمان استفاده می‌شوند تا در سطوح اجرایی.

تفاوت داشبورد با گزارش‌های سنتی

جهت بررسی تفاوت‌های داشبورد با گزارش‌های سنتی که غالباً با ابزارهایی مثل گزارش‌ساز تهیه می‌شوند، ویژگی‌های هر یک از آنها را مورد بررسی قرار می‌دهیم و به مقایسه آنها می‌پردازیم.

داشبورد و گزارش‌های سنتی برای تعامل داده‌ها و اطلاعات مورد استفاده قرار می‌گیرند، اما تفاوت‌های زیادی بین آنها وجود دارد.

داشبورد مدیریتی ارائه تصویری از اطلاعات مهم مورد نیاز است برای رسیدن به یک یا چند هدف که بر روی صفحه نمایش رایانه نشان داده می‌شود و با آن می‌توان در یک نگاه بر تمامی امور نظارت کرد.

گزارش‌های سنتی که غالباً با ابزارهایی مثل گزارش‌ساز ساخته می‌شوند، ارائه‌دهنده گزارش‌هایی هستند با اطلاعات و جزئیات بیشتر، که برای بررسی نکات عمیق و رسیدن به جزئیات کار مورد استفاده قرار می‌گیرند.

نمونه یک گزارش سنتی

ویژگی‌های اصلی داشبورد مدیریتی

1. دسترسی به اطلاعات حیاتی کسب و کار 2. ساده بودن و درک سریع بصری 3. برجسته سازی (highlight) نقاط کلیدی مانند ماکزیمم، مینیمم، خارج از رنج و بحرانی 4. حذف جزئیات تا حد امکان

 

نمونه یک داشبورد مدیریتی

ویژگی‌های اصلی گزارش‌های سنتی

1. نمایش جزئیات بیشتر در مورد موضوع مورد نظر 2. مستندسازی و بایگانی نمودن اطلاعات 3. دسترسی به اطلاعات بیشتر و دقیق‌تر

داشبوردها بر KPIها و موارد خاص تمرکز می‌کنند و اطلاعات مورد نیاز ما را در قالب نمودار و اجزای گرافیکی در اختیارمان قرار می‌دهند، اما به این معنی نیست که در داشبورد جدول وجود ندارد.

با داشبورد می‌توانیم سریع و ساده به اطلاعات مورد نیازمان دسترسی یابیم و با یک نگاه کلی آنها را درک کنیم.

هدف ما در استفاده داشبورد عبارت است از دیدن تصویری از اطلاعات جهت تصمیم‌گیری برای رسیدن به اهداف در کمترین زمان، ولی برای دیدن جزئیات بیشتر در مورد یک موضوع خاص، باید به گزارش‌های سنتی رجوع کنیم.

گزارش‌های سنتی عمق اطلاعات را نشان داده و نیاز به توجه و دقت عمیق‌تری دارند و عموماً ترکیبی از اعداد و جداول هستند، هر چند وجود نمودار در این گزارش‌ها نیز موضوع بعیدی نیست.

منابع:

• iskills.ir
• vdash.ir