در دنیای پرشتاب کسبوکار امروز، انجام سریع و دقیق هزینههای جزئی میتواند تفاوت بزرگی در کارایی و نظم مالی یک شرکت ایجاد کند. تنخواه بهعنوان ابزاری ساده اما حیاتی، این امکان را فراهم میکند که پرداختهای روزمره، فوری و کوچک بدون طی کردن فرآیندهای طولانی اداری انجام شوند.
از خرید اقلام مصرفی و هزینههای حملونقل گرفته تا خدمات فوری و پذیرایی جلسات، تنخواه نقش کلیدی در روانسازی امور مالی و حفظ شفافیت هزینهها ایفا میکند. در این مقاله، با مفهوم اینکه تنخواه چیست، انواع و مدیریت تنخواه در سازمانها آشنا میشویم و به شما نشان میدهیم، چگونه این ابزار ساده میتواند کارایی مالی شرکتها را بهطور چشمگیری افزایش دهد.
تنخواه به چه معناست
تنخواه یا تنخواه اداری، مبلغی پول نقد است که شرکتها و موسسات برای پرداخت سریع هزینههای کوچک، روزمره و فوری در اختیار یک یا چند نفر از کارکنان خود قرار میدهند. هدف از ایجاد تنخواه، تسهیل و تسریع در انجام پرداختهایی است که انجام آنها از طریق روالهای رسمی مالی مانند صدور چک یا حواله، زمانبر یا غیرضروری است.
تنخواه معمولا برای هزینههایی مانند خرید اقلام مصرفی روزانه، پرداخت هزینههای حملونقل، پذیرایی جلسات، خدمات جزئی و فوری، پیک و پست، خریدهای اضطراری، عوارض و جریمههای فوری یا هزینههای کوچک مناسبتی استفاده میشود و نقش مهمی در روانسازی امور مالی جاری سازمان دارد.
انواع تنخواه
حال که فهمیدیم تنخواه چیست، باید بگوییم، نوع تنخواه مورد استفاده در هر سازمان به عواملی مانند اندازه سازمان، حجم تراکنشهای مالی، میزان بودجه و نیازهای مدیریتی بستگی دارد. بههمین دلیل، هر شرکت یا موسسه با توجه به شرایط خود، یک یا چند نوع تنخواه را برای مدیریت بهتر هزینههای جاری تعیین میکند. بهطور معمول، سازمانهای بزرگ به دلیل تعداد بالای پرداختها از روشهایی مانند تنخواه کارت بانکی یا چکی استفاده میکنند، در حالی که شرکتهای کوچکتر اغلب به تنخواه نقدی بسنده میکنند. مهمترین انواع تنخواه عبارتاند از:
تنخواه نقدی
در تنخواه نقدی، پرداختها بهصورت پول نقد انجام میشود. این نوع تنخواه بیشتر برای خریدهای روزمره، هزینههای جزئی و خدمات فوری کاربرد دارد و به دلیل سادگی، در بسیاری از شرکتها رایج است.
تنخواه چکی
در این نوع تنخواه، پرداختها از طریق صدور چک انجام میشود. تنخواه چکی معمولا برای تراکنشهای محلی یا پرداختهایی با مبلغ بالاتر از هزینههای خرد استفاده میشود. گردش حساب بانکی مربوط به این تنخواه بهصورت کامل در گزارشهای مالی ثبت شده و در صورت نیاز به ممیز مالیاتی ارائه میشود.
تنخواه کارت بانکی
در تنخواه کارت بانکی، پرداختها از طریق کارت بانکی انجام میگیرد. این روش بهعنوان یک شیوه پرداخت الکترونیکی، برای خرید کالا و خدمات بهصورت حضوری، اینترنتی یا تلفنی کاربرد دارد. همانند تنخواه چکی، گردش حساب تنخواه کارت نیز بهطور شفاف در گزارشهای مالی شرکت ثبت و به ممیز مالیاتی ارائه میشود.
تنخواه دار کیست؟
تنخواه دار فردی است که مسئول نگهداری، مدیریت و کنترل وجوه تنخواه در یک سازمان یا شرکت میباشد. او مبلغ مشخصی را از واحد مالی دریافت کرده و آن را برای پرداخت هزینههای خرد، روزمره و فوری سازمان طبق دستورالعملها و اصول تنخواهگردانی مصرف میکند.
در سازمانهای امروزی، تنخواه دار بهعنوان رابط میان کارکنان و واحد مالی عمل میکند و با تهیه صورت های مالی و استفاده از دفتر تنخواه یا نرمافزارهای حسابداری، شفافیت و نظم مالی را تضمین مینماید. این نقش برای افرادی مناسب است که مسئولیتپذیر هستند و دقت، نظم و مهارتهای محاسباتی و ارتباطی خوبی دارند.
وظایف تنخواه دار چیست
وظایف تنخواهدار تنها به پرداخت وجه محدود نمیشود، بلکه مجموعهای از مسئولیتهای اجرایی و کنترلی است که مهمترین آنها عبارتاند از:
- دریافت مبلغ تعیینشده از واحد مالی و نگهداری ایمن آن در صندوق یا حساب تنخواه برای انجام هزینههای مجاز سازمان است.
- پایبندی به سقف هزینهها، نوع پرداختها و فرآیندهای تایید شده و نظارت بر رعایت این اصول توسط کارکنان.
- انجام پرداختهای ضروری و فوری مطابق با ضوابط مالی شرکت و جلوگیری از هزینههای غیرضروری.
- ثبت جزئیات هر پرداخت در کوپن یا سند هزینه شامل مبلغ، هدف هزینه، نام دریافتکننده و تاییدکننده و درج آن در دفتر یا نرمافزار تنخواه.
- دریافت تمامی مستندات هزینهای و الصاق آنها به اسناد مربوطه برای امکان حسابرسی و گزارشدهی دقیق.
- بهروزرسانی منظم دفتر تنخواه یا سیستم نرمافزاری برای هماهنگی با واحد حسابداری و تهیه گزارشهای مالی و مالیاتی.
- پیشبینی نیازهای مالی و در صورت کاهش موجودی، درخواست تامین اعتبار از واحد مالی همراه با ارائه مستندات لازم.
- ارائه گزارش منظم از پرداختها، موجودی صندوق و اسناد هزینه برای حفظ شفافیت مالی سازمان.
- تحویل مانده وجوه تنخواه در پایان دوره یا سال مالی و ارائه گزارش نهایی هزینهها.
- حفظ نظم، امنیت و آمادگی صندوق یا حساب تنخواه برای انجام بهموقع پرداختها.
مدارک و مستندات مورد نیاز برای تنخواه
برای تسویه صحیح و قانونی هزینههای تنخواه، پیوست فاکتور باید شامل مجموعهای از مدارک و مستندات باشد که صحت و قانونی بودن پرداختها را تأیید کند. مهمترین مدارک مورد نیاز عبارتاند از:
فاکتور رسمی یا رسید خرید: فاکتور یا رسید خرید باید شامل نام فروشنده، شماره فاکتور، تاریخ، شرح کالا یا خدمات، مبلغ دقیق و مالیاتهای مربوطه باشد. در صورتی که فاکتور رسمی موجود نباشد، رسید خرید معتبر با اطلاعات پرداخت و مشخصات فروشنده قابل قبول است.
فرم درخواست هزینه یا فرم تنخواه گردانی: این فرم توسط متقاضی هزینه پر میشود و شامل دلایل پرداخت، شرح هزینه و مبلغ درخواستی است و باید به تأیید مدیر مربوطه برسد.
اسناد پشتیبان مرتبط: بسته به نوع هزینه، مدارکی مانند قرارداد، صورتجلسه، مجوزهای خاص، نامههای تأیید یا گزارشهای فنی ممکن است لازم باشد تا تطابق هزینهها با فرآیندها و قراردادهای سازمان مشخص شود.
رسید بانکی یا سند پرداخت: در صورت انجام پرداخت از طریق بانک یا حواله، رسید یا سند پرداخت باید پیوست شود تا تایید شود مبلغ به حساب فروشنده واریز شده است.
گزارش مصرف یا تحویل کالا: برای خرید مواد مصرفی یا تجهیزات، ارائه گزارش مصرف یا تأیید تحویل کالا توسط متقاضی یا مسئول انبار ضروری است.
گزارش تایید شده توسط واحد مالی یا مدیر پروژه: پس از جمعآوری مدارک، تایید نهایی توسط مسئول مالی یا مدیر پروژه تضمینکننده صحت و قانونی بودن هزینهها است.
ماهیت تنخواه در حسابداری چیست؟
شاید از خود بپرسید تنخواه چیه و در حسابداری چه کاربردی دارد؟ برای پاسخ به چنین سوالاتی باید گفت، تنخواه در حسابداری یکی از ابزارهای مهم مدیریت مالی شرکتها است که برای پوشش هزینههای جزئی، فوری و روزمره استفاده میشود. ماهیت آن به گونهای است که امکان پرداخت سریع و آسان هزینههای کوچک را فراهم میکند و از تداخل این پرداختها با حسابهای اصلی شرکت جلوگیری خواهد کرد.
استفاده از تنخواه باعث کاهش کارهای اداری و کاغذبازی میشود؛ زیرا برای هزینههای کوچک نیازی به طی کردن فرآیندهای طولانی و دریافت تاییدیههای متعدد نیست. همچنین، تنخواه با سرعت بخشیدن به فرآیندهای مالی، کارایی سازمان را افزایش میدهد. مدیریت این حساب بر عهده تنخواهدار است که با ثبت دقیق، جمعآوری مستندات و ارائه گزارشهای شفاف، از سوء استفاده و خطاهای مالی جلوگیری میکند.
سخن آخر
اگر بدانیم تنخواه چیست و چگونه باید بهدرستی از آن استفاده شود، میتوانیم بخش بزرگی از بینظمیها و خطاهای مالی را در کسبوکارها کاهش دهیم. تنخواه، هرچند ابزاری ساده به نظر میرسد؛ اما مدیریت اصولی آن نقش مهمی در شفافیت مالی، کنترل هزینهها و افزایش بهرهوری سازمان دارد. برای یادگیری دقیقتر مفاهیم حسابداری و اجرای صحیح فرآیندهایی مانند تنخواهگردان، بهرهمندی از آموزشهای تخصصی اهمیت زیادی دارد. موسسه آموزش و پژوهش همکاران سیستم با دورههای کاربردی و بهروز حسابداری، مسیر یادگیری مفاهیم مالی را هموار کرده و به شما کمک میکند این دانش را بهصورت عملی در محیط کار پیادهسازی کنید.