یکی از مهارت‌های اثربخش در طول زندگی داشتن قدرت مدیریت زمان است. اگر شما نتوانید به خوبی زمان خود را مدیریت کنید نه در زندگی کاری و نه در زندگی شخصی نمی‌توانید به اهدافتان دست یابید.
البته که می توانید پیشرفت داشته باشید، اما اگر مدیریت زمان را جدی نگیرید، عدم مدیریت زمان می‌تواند برای شما یک مبارزه دشوار را به همراه داشته باشد.
برای آن دسته از افراد که زمان ارزشمند خود را تلف کرده‌اند، واضح است که رسیدن به اهداف میانی هم می‌تواند بسیار دشوار باشد.
در واقع زمان یکی از عناصر مهم در زندگی است که برای همه یکسان است. اهمیتی ندارد شما چه کسی هستید، چه جنسیتی دارید، چند ساله هستید، چه درآمدی دارید، چه نژادی دارید، چه مذهبی دارید دقیقا همان قدر زمان در اختیار دارید که بقیه افراد دارند.
مهم نیست پولدار باشید یا فقیر، زمان برای همه یکسان است. مسئله این نیست که چقدر زمان دارید مسئله این است که چقدر زمانتان را مدیریت می‌کنید.
بنابراین اگر شما برای رسیدن به اهدافتان مصمم هستید نه تنها باید اهداف را به درستی تعیین کنید بلکه باید از موانع و عادت‌های اشتباه که شما را از هدف‌تان دور می‌کند با جدیت دوری کنید.
پس افرادی که عادت دارند زمان را تلف کنند باید سخت کوشی را جایگزین کنند، چگونه؟
یک سیستم مدیریت زمان را پیدا کنید و روی آن کار کنید. سیستم‌های زیادی وجود دارد، به خودتان بستگی دارد که کدام را انتخاب کنید. اما اگر می‌خواهید جزء دسته ۹۲ درصدی مردم که برای رسیدن به اهداف بلند مدت‌شان شکست می‌خورند نباشید، باید یاد بگیرید که چطور زمان کوتاه و ارزشمندتان را به درستی مدیریت کنید.
بهترین راهکارهای مدیریت زمان چیست؟
۱. اهدافتان را به درستی تعیین کنید
برای تعیین اهداف، روش‌های درست و اشتباهی وجود دارد. اگر شما راه غلط را انتخاب کنید، شکست می‌خورید و اگر راه درست را انتخاب کنید، هیچ چیز جلودار شما نخواهد بود. برای تعیین اهداف می‌توانید از روش اسمارت استفاده کنید. بعد از تعیین اهداف مطمئن شوید که برای انجام و به ثمر رسیدن آنها به اندازه کافی عمیق شده‌اید.
۲. یک سیستم مدیریت زمان خوب پیدا کنید
یکی از روش‌های مدیریت زمان، پیدا کردن سیستم مدیریت زمان مناسب است که بتوانید زمانتان را مدیریت کنید. روش چهاروجهی مدیریت زمان یکی از بهترین روش‌هاست. در این روش فعالیت‌های شما بر اساس دو عامل ضرورت و اهمیت تقسیم‌بندی می‌شوند.
به این صورت که فعالیت‌ها به چهار دسته تقسیم می‌شوند:
- فعالیت‌ها با ضرورت و اهمیت بالا
- فعالیت‌ها با ضرورت و اهمیت پایین
- فعالیت‌ها با ضرورت بالا و اهمیت پایین
- فعالیت‌ها با ضرورت پایین و اهمیت بالا
۳. زمانتان را برای هفت روز پشت سر هم زیر نظر بگیرید.
هفت روز پشت سرهم را به بررسی این موضوع اختصاص دهید که زمانتان را چگونه و صرف چه کارهایی می‌کنید. سپس زمان و فعالیتهایتان را در دفتر و یا موبایلتان یادداشت کنید.
فعالیت‌ها را در بخش‌های ۳۰ دقیقه یا یک ساعته تقسیم کنید. مدام از خود بپرسید که این زمان را صرف چه فعالیتی کرده‌اید؟ آیا از وقت خود به خوبی استفاده کرده‌اید یا زمان را از دست داده‌اید؟
اگر از سیستم چهار وجهی استفاده می‌کنید بررسی کنید که فعالیت‌ها در کدام یک چهارم قرار گرفته بودند. آیا زمان را صرف فعالیت درستی کرده‌اید؟
این کار را تا ۷ روز پشت سر هم انجام دهید و در انتها مجموع ساعات در هر یک چهارم را جمع بزنید. ببینید فعالیت‌هایی که انجام داده‌اید بیشتر در کدام یک چهارم بوده است. مطمئن باشید که نتیجه شما را شوکه خواهد کرد.
۴. صبح را صرف انجام مهم‌ترین فعالیت‌ها کنید.
مارک تواین می‌گوید اگر وظیفه شما خوردن یک قورباغه است، قورباغه تان را صبح بخورید و اگر وظیفه شما خوردن دو قورباغه است قورباغه بزرگتر را اول بخورید. نکته موضوع این است که صبح را صرف انجام مهم‌ترین فعالیتهایتان کنید. موفقیت در انجام این دسته از فعالیت‌ها به شما انگیزه انجام بقیه کارهای‌تان را می‌دهد.
۵. از قانون ۸۰/ ۲۰ پیروی کنید.
یکی دیگر از قوانین مدیریت زمان قانون ۸۰/۲۰ یا پارتو است.
طبق این قانون شما ۸۰ درصد از فروش خود را از ۲۰ درصد از مشتریان به دست می‌آورید، یا با انجام ۲۰ درصد از تلاش‌تان ۸۰ درصد از نتایج را محقق می‌کنید. نکته مهم این است که بتوانید با دقت و تحلیل زیاد، تلاش‌ها و نتایج را دسته بندی کنید.
۶.عادت‌های سنگ اصلی را وارد زندگی‌تان کنید.
در معماری، سنگ مرکز سنگی است که بقیه سنگ‌ها بر پایه آن استوار هستند. این موضوع برای عادات افراد در زندگی‌شان قابل تشبیه است. به این صورت که عادات خوب بر پایه عادات اصلی استوار و تقویت می‌شوند و عادات بد در کنار عادت اصلی کمتر می‌شوند. تمرکز بر روی عادت‌ها به شما کمک می‌کند تا از طریق انجام عادت‌های درست زمانتان را بهتر مدیریت کنید.
۷. زمان پاسخگویی به ایمیل های تان را برنامه ریزی کنید.
پاسخگویی به ایمیل‌ها را در طول روز متوقف کنید. توجه به ایمیل‌ها در طول روز باعث ایجاد عدم تمرکز در شما می شود. بنابراین برای پاسخگویی به آنها زمان مشخصی را در نظر بگیرید. اگر فردی موضوع ضروری داشته باشد با شما تماس می‌گیرد یا به شما پیام می‌دهد.
اما زمانی‌که توجه شما به دلیل دریافت ایمیل‌های مختلف مختل شود، بایستی زمان بیشتری را برای برگشت به موضوع مورد نظرتان و تمرکز مجدد اختصاص دهید.
۸. عادت‌های بد خود را کاهش دهید.
یکی از موانع مدیریت زمان، انجام عادت‌های بد است. وقتی که شما زمان زیادی را صرف دیدن قسمت‌های مختلف سریال، انجام بازی‌های اینترنتی و یا صرف شبکه‌های اجتماعی می کنید، در واقع با انجام این عادات بد زمان کوتاه و ارزشمند خود را تلف می‌کنید. بنابراین اگر قصد دارید برای رسیدن به اهدافتان موفق باشید، باید سعی کنید عادات بد خود را کنار بگذارید.
۹. استفاده از وقفه‌های استراحت متناوب در حین کار
یک مطالعه توصیه می‌کند که ۵۲ دقیقه کار کنید و ۱۷ دقیقه استراحت کنید. البته لازم نیست دقیقا همین زمان‌ها را رعایت کنید. اما استراحت‌های متناوب در کار به شما کمک می‌کند که از لحاظ ذهنی، احساسی و فیزیکی در بالاترین سطح خود قرار بگیرید.
۱۰. هر روز صبح مراقبه و ورزش کنید.
شاید به نظر برسد مراقبه و ورزش ارتباطی با مدیریت زمان نداشته باشد، اما به شما کمک می‌کند که در زندگی تعادل داشته باشید. از این طریق سموم از زندگی شما خارج می‌شود و اگر این کار را با جدیت انجام دهید با رشد شدید سطح انرژی، استقامت و تمرکز ذهنی رو به رو خواهید شد.
۱۱. هر روز عصر لیست فعالیت‌های روز بعد را بنویسید.
هر روز قبل از رفتن به رختخواب فعالیت‌های روز بعد که شما را به اهدافتان نزدیک‌تر می‌کند بنویسید. موفقیت یک شبه اتفاق نمی‌افتد. با نوشتن لیست فعالیت‌های روز بعد در واقع شما هدف‌گذاری برای روز بعد را انجام می‌دهید.
اهداف روزانه راحت‌تر محقق می‌شوند ولی با تحقق اهداف روزانه یک قدم به موفقیت نزدیک‌تر می‌شویم و این از طریق نوشتن برنامه‌های آتی انجام می‌پذیرد.
۱۲. برای روزهای ناامیدی یک انگیزه پیدا کنید.
با استفاده از محتواهای انگیزشی یوتیوب و تدتاک یا دیگر منابع انگیزشی می‌توانید کاهش سطح انرژی و امید خود را تعدیل کنید.
مدیریت زمان وقتی که دچار ناامیدی شده‌اید دشوار می‌شود. به همین دلیل از طریق منابع بیرونی و یا حتی جستجو در زندگی افراد موفق سعی کنید سطح امید و انرژی خود را بالا ببرید.
۱۳. از یک راهنما کمک بگیرید.
بهره‌مندی از یک راهنما بسیار حیاتی است. به نحوی که بدون استفاده از راهنمایی‌های یک مربی به راحتی می‌توانید از اهداف و فعالیت‌های خود دور شوید. اما اگر در طول مسیر برای رسیدن به اهداف خود یک راهنما داشته باشید با تکیه بر تجربه آن فرد آسوده‌تر مسیر موفقیت را طی خواهید کرد.
۱۴. هشدار اپلیکیشن‌های شبکه های اجتماعی را خاموش کنید.
هشدارهای بی‌فایده اپلیکیشن‌های شبکه‌های اجتماعی در مدیریت زمان به شما کمک نخواهد کرد و باعث صدمه دیدن شما می شوند پس آنها را خاموش کنید.
لازم نیست بدانید در هر لحظه برای دوستان شما چه اتفاقی می‌افتد و هیچ اهمیتی ندارد. در عوض راحتی خیال و تمرکز بالای شما برای انجام کارتان حائز اهمیت است.
۱۵.مرتب و منظم باشید.
مطالعات نشان می‌دهد که در هم ریختگی محیط اطراف باعث ازبین رفتن تمرکز شما می‌شود. بنابراین باید محیط کار و زندگی خود را مرتب و منظم کنید. لازم نیست همه در هم ریختگی‌ها را به یکباره و در یک زمان مرتب کنید. برای هر روز یک بخش را در نظر بگیرید و برای روز بعد بخش‌های دیگر را مرتب کنید طی این فرآیند محیط اطراف شما نظم مناسبی می‌پذیرد.
منبع:
www.entrepreneur.com
گرآورنده: زهره طاهرخانی