ERP چیست؟

تعریف برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP)

ERP (Enterprise Resource Planning)  یا به فارسی «برنامه‌ریزی منابع سازمان»، سیستمی نرم‌افزاری است که همه‌ی بخش‌های مختلف سازمان را، از مالی و حسابداری گرفته تا تولید، منابع انسانی، انبار و فروش، در یک بستر واحد به هم متصل می‌کند.

برای برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) تعاریف متعددی ارائه شده است که تقریبا همگی یک مفهوم را بیان می‌کنند. برای نمونه در ادامه به چند مورد اشاره می‌شود:

• ERP، یک علم و فن برای مدیریت منابع است.
• یک راه حل نرم ‌افزاری است که تمام فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان را به طور یکپارچه در یک سیستم نرم‌افزاری واحد تعریف و ایجاد می‌کند.
• یک بسته نرم‌ افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعاتی و برقراری جریان اطلاعات بین تمامی ‏بخش‌های سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است.
  

در یک تعریف جامع با توجه به ویژگی‌های یک ERP می‌توان تعریف زیر را برای برنامه‌ریزی منابع سازمان ارائه نمود:

• ERP یک بسته نرم افزاری کاربردی درون سازمانی، جامع و سازمان نگر، ماژولار، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژول‌های یکپارچه، آماده راه اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ولی قابل تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای پویای سازمان‌ها است. این راه حل کاملاً انعطاف پذیر، فرآیندگرا و اطلاعات محور بوده و شامل کلیه فعالیت‌ها و فرآیندهای اصلی و مؤثر در ایجاد ارزش افزوده سازمان است. فرآیندهای از پیش تعریف شده در سیستم بر اساس تجربیات و گزینه‌های بر‌تر استخراج شده‌اند.
• با توجه به تعاریف فوق می‌توان دریافت مهم‌ترین ویژگی یک سیستم ERP فرآیندگرا بودن آن است. در واقع یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک ERP و یکی از ضرورت‌های شکل‌گیری این‌گونه سیستم‌های سازمانی توجه به فرآیندهای سازمانی در بین حوزه‌های کارکردی است.

در شکل زیر این موضوع نمایش داده شده است: ERP چیست؟

به زبان ساده، ERP مثل یک مغز مرکزی برای سازمان است. همه‌ی داده‌ها از بخش‌های مختلف در آن جمع می‌شوند تا تصمیم‌گیری دقیق‌تر، هماهنگی بین واحدها بیشتر و خطاهای کاری کمتر شود.

ERP  دقیقا چه می‌کند؟

در بسیاری از سازمان‌ها، هر واحد نرم‌افزار مخصوص خودش را دارد. مثلا بخش انبار با یک سیستم کار می‌کند، مالی با سیستم دیگر و منابع انسانی با نرم‌افزاری جداگانه. نتیجه این مساله باعث ناهماهنگی و دوباره‌کاری می‌شود.

ERP  این مشکل را حل می‌کند! با پیاده‌سازی ERP، تمام فرآیندهای سازمان در قالب یک سیستم یکپارچه اجرا می‌شوند. داده‌ها فقط یک‌بار ثبت می‌شوند و همه‌ی واحدها به همان اطلاعات دسترسی دارند.

مثلاً وقتی واحد فروش سفارشی ثبت می‌کند، سیستم ERP به‌صورت خودکار موجودی انبار را بررسی می‌کند، برنامه‌ی تولید را به‌روز می‌کند و اطلاعات مالی را برای صدور فاکتور آماده می‌سازد.

بیشتر بدانید: >> دوره مدیریت تردد راهکاران

تفاوت ERP با سیستم‌های اطلاعات مدیریت (MIS)

ERP  و MIS هر دو برای مدیریت اطلاعات سازمانی به‌کار می‌روند، اما تفاوت‌های مهمی بین آن‌ها وجود دارد.
سیستم‌های اطلاعات مدیریت (MIS) معمولا برای جمع‌آوری داده و گزارش‌گیری از هر بخش طراحی می‌شوند، در حالی‌که ERP فرآیندمحور و یکپارچه است.

مبنای کارکرد ERP تفکر فرآیندی به جای ساختارهای وظیفه‌ای و تبدیل خواسته‌های مشتری به داده‌‌های کمی در جهت افزایش رضایت مشتریان است.

برنامه‌ریزی منابع سازمان می‌کوشد تا تمام فرآیندهای سازمان به صورت یکپارچه و با نگرش فرآیندی با یکدیگر مرتبط نماید.

علاوه بر یکپارچگی، ERP گزینه‌های بر‌تر را نیز نشان می‌دهد، به همین دلیل شرکت‌های بزرگ نرم‌افزاری از تمامی مراحل همچون تولید و پخش و توزیع مثال‌هایی دارند که در نسخه ‌های خود به سازمان‌ها ارائه می‌دهند و فناوری از طریق این سیستم‌های جدید نرم افزاری وارد سازمان می‌شود.

 

در یک دسته بندی کلی موارد زیر را می‌توان به عنوان مهم‌ترین موارد تفاوت بین سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت و سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان برشمرد.

• یکپارچگی: ERP همه‌ی واحدها را به یک پایگاه داده مشترک متصل می‌کند، اما MIS معمولا سیستم‌های جداگانه دارد.
• تمرکز بر فرآیندها: ERP  فرآیندهای بین واحدی (مثل سفارش تا پرداخت) را پوشش می‌دهد، ولی MIS بیشتر درون‌واحدی است.
• تجاری بودن: ERP  معمولا توسط شرکت‌های نرم‌افزاری بزرگ طراحی می‌شود و ماژول‌های آماده دارد؛ درحالی‌که MIS ممکن است داخلی و اختصاصی توسعه یابد.
• سیستم‌های ERP به صورت بسته‌‌های نرم افزاری مرتبط به هم و مجتمع هستند در حالی که MIS‌ها ممکن است چنین نباشند.
• بسته‌های نرم افزاری ERP درون یک سازمان تهیه نمی‌شوند بلکه از فروشندگان نرم افزاری خریداری می‌گردند و قسمت اعظم یک سازمان را پوشش داده، جریان اطلاعات را در تمام طول سازمان تسهیل می‌کنند.
• بسته‌های نرم افزاری ERP بر مبنای فرآیندهای کسب و کار هستند و نه بر مبنای اجزای وظیفه‌ای کسب و کار و این مهم‌ترین تفاوت آن‌ها با سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت IS به حساب می‌آید.
• ERP فقط از یک پایگاه داده استفاده می‌کند در حالی که MIS‌ها ممکن است مرکز داده‌های خاص خودشان را داشته باشند و لزوماً با هم مرتبط نباشند.
• تکنولوژی تولید و محیط توسعه بسته‌های ERP یکسان و مشابه است ولی در MIS هر بخش ممکن است در محیط و بستر جداگانه‌ای تهیه و اجرا شود.

به بیان ساده، اگر MIS «چشم» سازمان است،ERP  «مغز» آن است که داده‌ها را تحلیل و هماهنگ می‌کند.

مزایای ERP برای سازمان‌ها

نخستین مزیتی که در کوتاه مدت و پس از پیاده‌سازی ERP می‌توان انتظار داشت، کاهش هزینه‌های عملیاتی نظیر کاهش هزینه‌های کنترل موجودی انبار، هزینه تولید، هزینه عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی، هزینه‌های بازاریابی و پشتیبانی است.

از دیگر مزایای به کارگیری ERP می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• یکپارچگی اطلاعات: تمام واحدها از یک منبع مشترک داده استفاده می‌کنند، بنابراین تناقض و خطای اطلاعاتی از بین می‌رود.
• تصمیم‌گیری سریع‌تر و دقیق‌تر: مدیران به اطلاعات لحظه‌ای و به‌روز دسترسی دارند.
• افزایش بهره‌وری: حذف کارهای تکراری و دستی، صرفه‌جویی در زمان و تمرکز بیشتر بر فعالیت‌های ارزش‌افزا.
• پشتیبانی از رشد کسب‌وکار: ERP مقیاس‌پذیر است و می‌تواند همراه با توسعه‌ی سازمان رشد کند.

• پیاده‌سازی برنامه‌ریزی منابع سازمان با ایجاد پایه‌ای قوی از انباره داده‌ها. این سیستم دسترسی بهتر و سریع‌تر به داده‌ها را برای مدیریت امکان پذیر می‌سازد و به این ترتیب مدیریت می‌تواند به سرعت، اطلاعات مورد نیاز خود را جهت اخذ تصمیمات در اختیار داشته باشد.
• مهم‌ترین مزیت برنامه‌ریزی منابع سازمان بهبود هماهنگی میان واحدهای سازمان، کاهش وقفه‌های کاری و افزایش کارایی فرآیندهاست.
• بهبود تدریجی فرآیندهای سازمانی بر اساس بهترین تجربیاتی که شرکت‌های عرضه‌کننده نرم افزار از سازمان‌های مختلف به دست آورده‌اند.

بیشتر بخوانید: >> دوره‌های آموزشی همکاران سیستم

معایب و چالش‌های ERP

هرچند ERP در نهایت بهره‌وری را بالا می‌برد، اما مسیر استقرار آن ساده نیست.

• هزینه‌ی بالا: خرید لایسنس، آموزش، پشتیبانی و سفارشی‌سازی سیستم می‌تواند پرهزینه باشد.
• فرهنگ‌سازی سازمانی: مقاومت کارکنان در برابر تغییر طبیعی است و باید با آموزش و مشارکت آن‌ها مدیریت شود.
• پیچیدگی اجرا: یک پروژه‌ی ERP ممکن است چند ماه تا چند سال طول بکشد تا به بلوغ برسد.
• نیاز به مشاوره‌ی تخصصی: انتخاب نادرست سیستم یا مشاور می‌تواند کل پروژه را به تأخیر بیندازد.

ERP  داخلی یا خارجی؟

یکی از پرسش‌های مهم مدیران هنگام انتخاب ERP، انتخاب بین نرم‌افزار داخلی یا خارجی است.
هر دو مزایا و محدودیت‌هایی دارند:

• ERP  خارجی: مزیت اصلی، سابقه‌ی جهانی و فناوری پیشرفته‌تر است؛ اما هزینه‌ی بالا، نیاز به پشتیبانی بین‌المللی و عدم تطابق کامل با مقررات و ساختارهای ایرانی از چالش‌های اصلی آن است.
• ERP  داخلی: نرم‌افزارهای ایرانی (مثل ERP همکاران سیستم) با فرآیندهای بومی سازمان‌های ایرانی سازگارترند و پشتیبانی محلی دارند. هزینه‌ی استقرار و آموزش آن‌ها هم کمتر است.

در عمل، برای بسیاری از شرکت‌های ایرانی،ERP  بومی گزینه‌ی منطقی‌تر و اقتصادی‌تری محسوب می‌شود.

پیاده‌سازی ERP در سازمان

برای اجرای موفق ERP، رویکرد پروژه‌ای و تدریجی لازم است. معمولا مسیر پیاده‌سازی شامل مراحل زیر است:

1. تحلیل فرآیندهای فعلی سازمان و شناسایی نیازها
2. انتخاب نرم‌افزار مناسب با توجه به اندازه، صنعت و اهداف کسب‌وکار
3. آموزش کارکنان و مدیران برای پذیرش و استفاده‌ی درست از سیستم
4. استقرار مرحله‌ای ERP (مثلا ابتدا مالی و منابع انسانی، سپس فروش و تولید)
5. پایش و بهبود مستمر بعد از راه‌اندازی

اجرای ERP فقط نصب نرم‌افزار نیست؛ تغییری در تفکر سازمانی است.

تفاوت ERP و  CRM

ERP و CRM هر دو ابزار مدیریتی‌اند اما نقش متفاوتی دارند:

• CRM  (مدیریت ارتباط با مشتری) تمرکزش بر جذب، حفظ و رضایت مشتری است.
• ERP  بر کارایی درونی سازمان تمرکز دارد: واحدها را باهم هماهنگ می‌کند، هزینه‌ها را کنترل کرده و فرآیندها را مدیریت می‌کند.

بهترین نرم‌افزار ERP در ایران

در سال‌های اخیر، سازمان‌های ایرانی بیش از هر زمان دیگری به اهمیت یکپارچگی اطلاعات و تصمیم‌گیری داده‌محور پی برده‌اند؛ و در این مسیر، همکاران سیستم به‌عنوان پیشروترین ارائه‌دهنده‌ی ERP بومی کشور شناخته می‌شود.

راهکار ERP همکاران سیستم، حاصل سال‌ها تجربه در پیاده‌سازی سیستم‌های مالی و سازمانی در صنایع مختلف است و با رویکردی بومی‌سازی‌شده، دقیقاً متناسب با نیازها و مقررات ایران طراحی شده است.

این راهکار با پوشش ماژول‌های کلیدی از جمله مالی، منابع انسانی، زنجیره تأمین، تولید و فروش، به سازمان‌ها کمک می‌کند فرآیندهای خود را یکپارچه، شفاف و قابل‌تحلیل کنند.

همچنین پشتیبانی محلی، به‌روزرسانی‌های منظم و قابلیت انطباق با استانداردهای بین‌المللی از مهم‌ترین ویژگی‌های ERP همکاران سیستم است.

جمع‌بندی: ERP یعنی هماهنگی

ERP  فقط یک نرم‌افزار نیست؛ یک نگرش مدیریتی است که داده‌های پراکنده را به یک سیستم منسجم تبدیل می‌کند.
سازمانی که ERP دارد، به‌جای تصمیم‌گیری بر اساس حدس و گزارش‌های جزیره‌ای، تصمیم‌هایش را بر پایه‌ی داده‌های واقعی و لحظه‌ای می‌گیرد.

در نهایت،ERP  یعنی هماهنگی بین انسان، فرآیند و داده؛ هماهنگی‌ای که می‌تواند ستون فقرات رشد پایدار یک کسب‌وکار باشد.

مرجع

Management Information Systems: Managing the Digital Firm، Kenneth C. Laudon & Jane P. Laudon، ۹th Edition، Pearson ۲۰۰۶

ترجمه و تألیف: ستاد مدیریت محصول همکاران سیستم