قابلیت‌های نرم‌افزار بهای تمام‌شده
یکی از چالش‌های مدیران ارشد هر واحد تجاری، شناسایی بهای تمام شده کالاها یا خدمات ارائه شده توسط آن واحد است. به نحوی که بتواند او را در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک سازمان یاری دهد.از نظر جایگاه سازمانی، این وظیفه به عهده واحدی از امور مالی سازمان به نام «حسابداری مدیریت(صنعتی)» است. حال این سوال مطرح است که این واحد چگونه می‌تواند وظیفه خود را در این خصوص به بهترین شکل ممکن انجام دهد. موفقیت این واحد به دو بخش وابسته است. بخش اول به دانش فنی و مهارت‌های تجربی در این زمینه مرتبط است چون محاسبه بهای تمام‌شده نیازمند شناسایی دقیق دوایر تولیدی و خدماتی ، محصولات و … است.
بخش دوم به قابلیت های نرم‌افزاری مربوط می‌شود. چون اغلب محاسبات بهای تمام‌شده نیازمند کنترل اطلاعات ورودی و تهیه اطلاعات در سطح جزئیات است که با انجام محاسبات دستی یا حتی اکسل امکان‌پذیر نیست.
بسیاری از شرکت‌هایی که به صورت دستی محاسبات بهای تمام شده را انجام می‌دهند به دلیل پیچیدگی‌های کار تا آنجا که امکان داشته باشد مجبور به ساده‌سازی اطلاعات هستند. در این مقاله قصد داریم تا از جنبه‌های مختلف به قابلیت‌هایی که لازم است یک نرم افزار بهای تمام شده به عنوان یک ابزار مناسب برای کار واحد حسابداری صنعتی داشته باشد، بپردازیم.
ویژگی‌های یک نرم‌افزار بهای تمام شده برای سطوح متفاوت سازمان
این ویژگی‌ها سطوح متفاوتی از مدیریت سازمان را در بر می گیرد. به طور کلی می توان آنها را در سه سطح مدیریت ارشد ، مدیران میانی و کارشناس تقسیم بندی کرد:
ویژگی های مورد نیاز مدیران ارشد
۱- از آنجا که محاسبه بهای تمام شده با ابعاد و حجم فعالیت‌های عملیاتی شرکت ارتباط مستقیم دارد، از نظر پیاده سازی مستلزم صرف زمان و هزینه است. بنابراین متناسب بودن هزینه استقرار نرم افزار با موارد ذکر شده یکی از موضوعات اساسی مدیریت ارشد واحد های تجاری است.
۲- واحدهای تجاری در بیشتر موارد پویا هستند و بنا بر برنامه های توسعه سازمانی، تغییر نیاز مشتریان، بروزرسانی تکنولوژی و سایر عوامل داخلی و خارجی عملیات تولید کالا یا ارائه خدمت خود را بهبود می‌دهند. بنابراین نرم افزار باید قابلیت اعمال تغییرات و متناسب‌سازی در برابر توسعه سازمان را داشته باشد.
۳- یکی از نیازهای اساسی برای هر واحد تجاری تصمیم‌گیری در مورد بهای فروش کالاها و خدمات بوده و پیش نیاز آن در اختیار داشتن بهای تمام شده دقیق و قابل اتکا به همراه جزییات محاسبه است. البته صرفاً محاسبه یک نرخ به عنوان بهای تمام شده کافی نیست چرا که امروزه در بسیاری از صنایع فروش بر اساس یک قرارداد یا سفارش اتفاق می‌افتد و در آن اجزای مختلفی در قیمت پیشنهادی موثر هستند.
۴- قابلیت اندازه‌گیری و پیش‌بینی ظرفیت بهینه برای فعالیت‌ها یکی از ایده‌آل ترین نیازهای مدیران ارشد در ارتباط با بهای تمام شده است که امروزه با بکارگیری تکنیک‌های جدید محاسبه بهای تمام شده نظیر هزینه‌یابی برمبنای فعالیت یا هزینه‌یابی هدف و امثال آنها امکان پذیر شده است. ولی رسیدن به این خواسته مستلزم انجام پیش نیازهای زیادی در فرآیندها و سازمان کار واحدهای تجاری است.
۵- دستیابی به اطلاعات کلیدی و به روز در هر نقطه مکانی یکی دیگر از نیازمندی های مدیران ارشد است. بنابراین نرم افزار باید بتواند بستری فراهم سازد تا دستیابی به این امر امکان‌پذیر شود.
ویژگی های مورد نیاز مدیران میانی
۱- یکی از مهم‌ترین وظایف مدیران میانی کنترل فرآیندها و اطمینان از صحت انجام آنهاست. بنابراین نرم افزار باید ابزارهای کنترلی در اختیار آنها قرار دهد تا بتوانند اشتباهات بوجودآمده را تصحیح کنند.
۲- نظارت بر فرآیندها یکی دیگر از اهداف این گروه از مدیران است. آنها ترجیح می دهند تا فرآیندهای سازمان بوسیله نرم افزار بصورت کلان قابل مشاهده باشد. برای نمونه مواردی مانند درخت‌واره ساخت محصولات، نحوه مصرف مواد بین آنها یا تسهیم هزینه ها از سطح شرکت تا سطح واحد محصول.
۳- سطوح دسترسی به اطلاعات یکی دیگر از چالش‌های مدیران میانی درخصوص بهای تمام شده است. این نیاز باعث می‌شود تا بسیاری از نرم‌افزارها به طور محدود توسط یک یا چند کارشناس مشخص استفاده شوند و فرایند محاسبه بهای تمام شده با کندی انجام شود. با ایجاد سطوح دسترسی مناسب، اطلاعات مورد نیاز توسط افراد بیشتری جمع آوری و تهیه خواهند شد و سرعت محاسبه نیز افزایش پیدا خواهد کرد. این ویژگی همچنین امکان مشاهده اطلاعات مربوط به آن کاربر را نیز فراهم می‌کند.
ویژگی‌های مورد نیاز کارشناسان
۱- دریافت اطلاعات از سایر سیستم‌های اطلاعاتی را می‌توان به عنوان مهم‌ترین نیاز کارشناسان حسابداری مدیریت در نظر گرفت. بیشتر این سیستم‌ها باید دارای ارتباط یکپارچه با بهای تمام شده باشند و اطلاعات مورد نیاز از طریق آنها جمع‌آوری شوند. این امر سبب کاهش نیاز به کنترل اطلاعات خواهد شد.
۲- محاسبه بهای تمام شده به خودی خود موضوع پیچیده‌ای است و نرم افزار باید تا حد امکان دارای محیط کاربری ساده باشد تا از پیچیدگی محاسبه بکاهد. نمونه‌ای از ساده‌سازی می تواند در دسترس بودن اطلاعات مورد نیاز در هر بخش از محاسبه یا طبقه بندی مناسب اطلاعات باشد.
۳- پردازش اطلاعات یا محاسبه، یکی دیگر از چالش‌های کارشناسان است. آنها معمولاً در محاسبات دستی با جداول عریض و طویلی روبرو هستند که کنترل و محاسبه آنها کار وقت گیری خواهد بود. بنابراین محاسبه در نرم افزار باید به گونه‌ای باشد که نتایج محاسبه بلافاصله و به صورت گزارش‌های تعاملی (Interactive) در اختیار آنها قرار بگیرد. مشاهده سریع نتایج به کارشناس کمک می‌کند تا صحت اطلاعات محاسبه شده را کنترل کند. منظور از صحت اطلاعات صرفا انجام صحیح محاسبه بر اساس یک فرمول مشخص نیست. بلکه کنترل اعداد حساب شده با روند اطلاعات قبلی یا متناسب با تغییرات انجام شده است.
۴- معمولاً مدیران ارشد و میانی از کارشناسان حسابداری صنعتی تقاضای دریافت اطلاعات متفاوتی دارند. بنابراین امکان دریافت گزارش‌های متنوع از نرم افزار یکی دیگر از نیازهای اساسی آنهاست.
راهکار بهای تمام شده همکاران سیستم
همکاران سیستم با پیاده‌سازی نیازهای اساسی استفاده کنندگان اطلاعات بهای تمام‌شده در سازمان‌ها، قصد دارد با ایجاد دانش عمیق و قابل اتکا در واحدهای تجاری تصمیم‌گیری استراتژیک را برای آنها هموار کند. برای اطلاعات بیشتر می‌توانید صفحه راهکار بهای تمام شده راهکاران همکاران سیستم را ببینید.