در نوشتار قبلی ما ضمن بیان تاریخچه‌ای کوتاه از داشبوردهای مدیریتی، به انواع داشبوردها اشاره کردیم و تفاوت داشبوردهای کسب‌وکار را با گزارش‌های سنتی بیان نمودیم.
در این مطلب قصد داریم به ویژگی‌ها و قابلیت‌های یک داشبورد خوب اشاره کنیم.
ویژگی‌های یک داشبورد گزارش‌گیر خوب برای کسب و کارها
تفاوت میان یک داشبورد گزارش‌گیر خوب و بد در دیده شدن یا نشدن آن داشبورد است.
داشبوردها به عنوان ابزاری نرم‌افزاری، جهت ارتقای ارزش اطلاعات و بهبود نگرش سازمانی نسبت به عملکرد طراحی شده‌اند.
اگر داشبوردها این اهداف را تامین نکنند، احتمال شکستشان وجود دارد.
داشبوردی مؤثر است که خوب طراحی شده باشد. طراحی داشبورد با چیدمان پروفایل مخاطبین و انتخاب نوع داشبورد، شروع می‌شود.
با انتخاب نوع داشبورد می‌توانید گرفتن تصمیمات هوشمندانه را آغاز کنید؛ تصمیماتی در این موضوع که چه داده‌هایی را از طریق داشبورد نمایش دهید، داده‌ها در کجا قرار گیرند و بهترین شکل ارائه‌ی آنها چیست در بخش طراحی داشبورد قرار دارند.
به عنوان مثال، برای ساختن یک داشبورد عملیاتی برای تیم فروش‌تان، لازم است بدانید که آنها چگونه از این داشبورد استفاده خواهند کرد.
داشبوردهای گزارش‌گیر و توانایی پیشرفت مستمر در کسب و کار
- داشبوردی که خوب طراحی شده باشد می‌تواند ابزاری موثر برای بهبود کسب و کار باشد.
- با نظارت بر عملکرد فعلی خود می‌توانید در نحوه‌ی اجرای کارتان تغییرات کوچک و تدریجی ایجاد کنید.
- این تغییرات به مرور زمان روی هم انباشته شده و نتایج محسوسی برای کسب و کارتان به بار می‌آورند.
- یکی از موارد استفاده‌ی مناسب داشبورد، کارایی آن برای تیم‌های تبلیغاتی است.
- در تیم‌های بازاریابی سنتی، گزارش‌های تبلیغاتی در پایان هر ماه بیرون می‌آید.
تیم مذکور نتایج را ارزیابی می‌کند و درباره‌ی نحوه‌ی بهینه‌سازی برنامه تصمیم می‌گیرد، اما اگر وقت کل ماهتان را صرف کمپینی کم‌بازده کرده باشید چطور؟
مدیریت انعکاسی این فرآیند، به‌معنی اتلاف مقدار زیادی پول، وقت و منابع، بر روی چیزی است که جواب نمی‌دهد.
داشبورد گزارش‌گیر، شما را قادر خواهد ساخت عملکرد روزانه‌ی کمپین‌های تبلیغاتی خود را بازبینی کنید. یعنی در طول ماه پیشرفت‌های تدریجی ایجاد نمایید.
داشبوردهای گزارش‌گیر نسبت به ساز وکارهای گزارش‌گیری سنتی، فواید تجاری محسوسی را موجب می‌شوند.
استفاده از انواع داشبوردها می‌تواند نظارت و بازبینی بر کارها را افزایش دهد و شفافیت اطلاعات و بهینه‌سازی امور را به همراه داشته باشد.
سه رکن مهم در داشبورد مدیریتی
حال که سخن به اینجا کشید، بد نیست به بخش‌های مهم یک داشبورد خوب در کسب و کار اشاره کنیم.
در واقع ما به دنبال پاسخ این سوال هستیم که:
- چرا برخی از داشبوردها نسبت به بعضی دیگر، بهتر عمل می‌کنند؟
- تفاوت آنها در چیست؟
- چه چیزی باعث می‌شود داشبورد، موثرتر واقع شود؟
- چه چیزی یک داشبورد خوب را از یک داشبورد بی‌ارزش جدا می‌کند؟
در این بخش، مهمترین ارکان داشبورد کسب و کار را بررسی خواهیم کرد و توضیح می‌دهیم که چرا هر کدام مهم هستند.
1. داده‌ها
مهمترین جنبه یک داشبورد چیست: سهولت رابط کاربری یا داشتن طیف گسترده‌ای از نمودارها؟
پاسخ دقیقاً این است: هیچکدام!
در واقع مهمترین جنبه یک داشبورد که کمترین توجه به آن می‌شود، داده‌های پشت یک داشبورد هستند.
بیش از هر جنبه دیگری، این داده‌ها هستند که منجر به موفقیت یا شکست یک داشبورد می‌شود.
در حال حاضر، ما فقط در مورد کیفیت داده‌های شما صحبت نمی‌کنیم.
این امری بدیهی است که شما نیاز به اطلاعات پالایش شده و تمیز دارید.
در واقع اگر داده‌های شما نادرست باشند، داشبورد هیچ کمکی به شما نخواهد کرد.
علاوه بر کیفیت داده، جنبه‌های دیگری در این حوزه برای داشتن یک داشبورد خوب وجود دارد که اغلب ما آنها را نادیده می‌گیریم.
در اینجا به دو مورد از آنها اشاره می‌کنیم.
الف) به‌روزرسانی خودکار داده‌ها
اغلب اوقات شرکت‌ها داشبوردهایی را ایجاد می‌کنند که مجبور هستند داده‌های آن را به صورت دستی به‌روزرسانی کنند.
این کار علاوه بر اتلاف زمان زیاد، منجر به دقیق نبودن داشبورد شما خواهد شد.
فرض کنید، کارمندی که داده‌های داشبورد شما را به‌روزرسانی می‌کند، یک روز این کار را فراموش کند و چه بسا سهواً یا عمداً در به‌روزرسانی داده‌های داشبورد شرکت اشتباه کند.
چه اتفاقی برای داشبورد شما خواهد افتاد؟
بله، نتایج فاجعه‌آمیز خواهد بود.
شما با استفاده از همان داشبورد، تصمیمات نادرستی خواهید گرفت که بعدها ممکن است حتی به نابودی کسب و کار شما منجر شود.
پس اگر از داشبورد به عنوان یک ابزار تصمیم‌گیری برای کسب و کارتان استفاده می‌کنید، باید داده‌های شما به صورت خودکار به‌روزرسانی شود.
ب) ارائه یک تصویر کامل از کسب و کار شما
یکی دیگر از مشکلات بزرگی که در اغلب داشبوردها دیده می‌شود این است که آنها فقط بخشی از داستان کسب و کار شما را روایت می‌کنند.
بدین معنا که امکان تلفیق اطلاعات و منابع داده بخش‌های شرکت شما را ندارند.
به عنوان مثال: یک داشبورد ممکن است داده‌ها را از سیستم ERP استخراج کند ولی داده‌های مدیریت انبار و سیستم‌های سفارش آنلاین شما را نادیده بگیرد.
همین امر سبب خواهد شد، شما از همه فعل و انفعالاتی که در شرکت‌تان می‌گذرد اطلاع پیدا نکنید.
پس اگر داشبورد شما، دید کاملی از کسب و کارتان ارائه دهد، بدانید داشبوردی خوب و موثر دارید.
2. صفحه نمایش داشبورد
هر اندازه دادهای شما با کیفیت باشد و تمام فاکتورهای یک داده خوب را داشته باشد، تا زمانی که نتوانید این اطلاعات را به نحو احسنت نمایش بدهید، کارا نخواهند بود.
اجازه دهید این مورد را به سه بخش تقسیم کنیم:
الف) سنجه‌های قابل اجرا
یکی از اشتباهات رایج شرکت‌ها این است که داشبورد خود را با سنجه‌های غیرقابل اجرا پر می‌کنند.
شاید داشبورد آنها در ظاهر خوب باشد اما هیچگاه آن سنجه‌ها منجر به اقدام نخواهد شد.
دانستن تفاوت بین سنجه‌های اجرایی و غیرقابل اجرا، کلید ساخت یک داشبورد موثر است.
سنجه‌های عملی، آنهایی هستند که به تصمیم‌گیری شما کمک خواهد کرد.
گاهی اوقات شما سنجه‌هایی را در داشبورد کسب و کارتان قرار داده‌اید که صرفاً جنبه تزیینی دارد و به جز ارائه تصویری زیبا، عملاً کمکی به تصمیم‌گیری شما نخواهد کرد.
ب) سازماندهی
بریان کلارک (Brian Clark) مدیر اجرایی برنامه آموزش پزشکی ایالات متحده آمریکا می‌گوید : «یکی از بزرگترین اشتباهاتی که من در داشبوردهای تجاری پیدا کردم این است که آنها دارای ویژگی‌هایی هستند که به وضوح تعریف نشده‌اند و یا هدایت کننده نیستند».
برخی از داشبوردها، ویژگی‌ها و یا اطلاعات بسیار زیادی را در بر می‌گیرند و سعی می‌کنند تا جایی که امکان دارد، اطلاعات بیشتری را در صفحه نمایش خود به نمایش بگذارند.
قدرت یک داشبورد به سادگی و قابل فهم بودن آن است، لذا این داشبوردها کمکی به شما نخواهند کرد.
ج) سفارشی‌سازی
کاربران مختلف می‌خواهند داده‌ها و گزارش‌های مختلفی ببینند یا ممکن است بخواهند داده‌های مشابه ولی با سازماندهی یا چیدمان متفاوت ببینند.
یک داشبورد مدرن باید شامل گزینه‌های سفارشی‌سازی باشد و به کاربران این امکان را بدهد که با توجه به نیازهای خود، داشبورد مورد نظرشان را ایجاد و آن را بر اساس چیدمان مدنظر، طراحی کنند.
3. سهل‌الوصول بودن
جنبه‌ی نهایی یک داشبورد موثر، چگونگی دسترسی به داشبورد است.
نحوه دسترسی و چگونگی آن به اندازه زیادی به کسب و کار شما و اهداف داشبورد ایجاد شده بستگی دارد.
با این حال چند نکته کلیدی را باید در نظر بگیرید:
الف) فراتر از رایانه بروید
شما می‌توانید بهترین داشبورد را داشته باشید و کاربر را به بهترین شکل ممکن به سوی تصمیم‌گیری مناسب هدایت کنید، اما اگر این داشبورد در هر زمان و مکان که کاربران می‌خواهند در دسترس آنها نباشد، آیا این داشبورد برای آنها مفید خواهد بود؟
واقعیت این است که امروزه کارمندان، تمام وقت پشت میزهایشان نیستند، پس داشبوردها نیز نباید به دسکتاپ وابسته باشند.
ب) فراتر از یک صفحه بروید
شما هر لحظه نمی‌توانید به داشبورد نگاه کنید، پس چگونه کسب و کار خود را رصد می‌کنید؟
اگر به داشبورد نگاه نکنید، چطور می‌توانید مشکلات را تشخیص دهید؟
یک داشبورد خوب باید گزینه‌ای برای راه‌اندازی یک ایمیل هوشمند و یا هشدار پیام کوتاه به شما را داشته باشد.
شما می‌توانید این هشدارها را تنظیم کنید تا به شما اطلاع داده شود که آیا داده‌های‌تان از یک آستانه خاص تجاوز کرده یا افت کرده است.
این هشدارهای فوری در حل مشکلات رخ داده به شما کمک خواهند کرد.
این سه مورد از مهمترین جنبه‌های یک داشبورد کسب و کار هستند.
در نوشتار بعدی، بخش‌های دیگری از داشبوردها را شرح خواهیم داد.
منابع:
• adimplere.com.br
• idashboards.com
• jadoobi.com
سلام وقتتون بخیر متشکرم بابت مقاله خوب و مفیدتون
سلام ممنون از همراهیتون